Tư vấn lưu trữ chứng từ

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu hụt nguồn nhân lực để thực hiện các công việc kinh doanh và vận hành hệ thống nói chung và sự thiếu ghi chép, thu thập, lưu trữ các chứng từ kế toán nói riêng.

Việc theo dõi, ghi chép, lưu trữ chứng từ một cách khoa học không quá khó nhưng nó đòi hỏi người thực hiện phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận và tư duy logic để lưu trữ các hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp cũng như các chứng từ của kế toán gọn gàng, ngăn nắp, khoa học có tính tham chiếu để giúp cho việc tra cứu thuận lợi và nhanh chóng.

Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của công tác kế toán. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định của Luật kế toán và pháp luật hiện hành.

Theo quy định của luật kế toán và pháp luật hiện hành các tài liệu kế toán cần bảo quản, lưu trữ bản gốc như: Hoá đơn, hợp đồng, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, biên bản nghiệm thu, biên bản quyết toán dự án, chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, phiếu thu/chi, sao kê ngân hàng, uỷ nhiệm chi….

Hồ sơ, tài liệu kế toán phải được doanh nghiệp bảo quản đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người đại diện pháp luật phải chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán. Trừ trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật thì không bắt buộc xây dựng quy chế bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán nhưng phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ, nguyên vẹn để phục vụ việc tra cứu và thanh kiểm tra.

Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

   -Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

 -Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành

Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

  -Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

  -Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

  - Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản

  -Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C)...

Những tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:

- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia

-Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.